Apa itu Google Drive? Manfaat, Cara Upload, dan Share Link

Apa itu Google Drive? - Sejauh perkembangan teknologi saat ini, internet memfasilitasi data penyimpanan secara online. Penggunanya memungkinkan untuk dapat mengupload dan menyimpan file-file itu. Mereka juga dapat membagikan link-link yang mengarahkan pengguna lain untuk mengunduh file yang telah ditentukan. Jelas saja fungsi internet membantu penggunanya untuk melakukan pencadangan file secara online.

Ada banyak website yang menyediakan ruang data penyimpanan secara online dan gratis. Dengan memanfaatkan layanan website-website itu, pengguna dapat dengan mudah melakukan backup file dari PC ke server mereka. Dengan demikian, file dapat diakses melalui koneksi internet yang terhubung ke server. Salah satu dari website-website itu adalah Google Drive yang menjadi topik utama dalam posting ini.

Apa itu Google Drive?

Google Drive adalah platform gratis yang dikembangkan oleh perusahaan Google untuk menyimpan, mengelola, dan membagikan file secara online. Pengguna dapat menyimpan berbagai kategori format file, seperti dokumen, audio, video, software atau aplikasi, dan sebagainya. Layanan Google Drive ini dapat diakses di browser dan aplikasi Google Drive, baik di PC maupun smartphone.

Google sendiri menyediakan ruang data sebesar 15 Gb untuk satu akun, termasuk Google Drive. Ini artinya, ruang penyimpanan file di Google Drive, Gmail, Blogger, Google Photos, dan lainnya dibatasi maksimal 15 Gb. Jika pengguna mencapai batas maksimal, ia dapat mengupgrade akun dengan harga yag telah ditentukan.

Fungsi dan Manfaat Google Drive

Dengan mengunakan layanan Google Drive, pengguna memperoleh manfaat-manfaat tertentu. Pada garis besarnya, ada 5 manfaat menggunakan layanan Google Drive yang akan diperoleh. Tentu saja kelima manfaat ini didasarkan pada kebutuhan para pengguna internet, termasuk pengguna Google Drive.

1. Layanan Google Drive Gratis

Layanan Google Drive dapat digunakan oleh siapapun secara gartis. Pengguna tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membayar ruang data penyimpanan online. Pengguna hanya dibatasi maksimal 15 Gb data penyimpanan yang tersedia untuk akun free. Namun, pengguna masih dapat memperoleh tambahan data penyimpanan dengan upgradenya.

2. Layanan Google Drive Aman Digunakan

Google Drive memiliki semacam detektor pada file-file spam dan file-file mengandung perangkat berbahaya. Apabila itu terdeteksi, Google Drive secara otomatis memasukkannya ke dalam halaman spamnya. Bahkan, jika memungkinkan, file tersebut akan diblokir dan dihapus secara otomatis.

Selain itu, file-file yang tersimpan di dalam Google Drive tidak akan termuat secara langsung di mesin pencari. Privasi pengguna terhadap datanya menjadi poin utama untuk dilindungi. Pengguna hanya dapat menyetel apakah visbiltas file dapat diakses untuk orang yang memiliki link atau sebaliknya. 

3. Menyimpan File dan Data

Pengguna dapat menguploud dan menyimpan berbagai macam jenis file ke akun Google Drive. File-file tersebut dapat berupa file dokumen, video, software, aplikasi, audio, file folder, dan lainnya. Pengguna dapat menyimpan file-file penting yang dibutuhkan. Proses penyimpanan ini merupakan langkah backup data. Apabila ada kerusakan pada file, pengguna masih memiliki cadangan file di akun Google Drive. Misalnya, file rusak karena walware, file hilang karena tidak sengaja terhapus, dan sebagainya.

4. Mengelola File dan Data

Pengguna dapat mengedit, menghapus, memindah, mengganti nama, mengganti versi file, dan sebagainya. Selain itu, Google Drive memiliki berbagai macam fitur yang dapat digunakan sesuai kebutuhan. Dengan fitur-fitur ini, Google Drive tidak hanya berguna untuk menyimpan file saja, tetapi juga mengelolanya.

• Google Docs: Memiliki fungsi mirip Microsoft Words, yaitu, membuat, membuka, mengedit, dan menyimpan dokumen .doc.
• Google Sheets: Memiliki fungsi mirip Microsoft Excel, yaitu membuat, membuka, mengedit dan menyimpan dokumen excel.
• Google Slides: Memiliki fungsi mirip Microsoft Power Points. Pengguna dapat membuat slide dokumen presentasi menggunakan Google Slides.
• Google Forms: Fitur Google Forms memungkinkan pengguna untuk membuat sebuah formulir, seperti formulir contact us, formulir pendaftaran, formulir soal essay, dan lain sebagainya.
• Google Drawings: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menggambar dan mengedit sebuah gambar.
• Google My Maps: Fitur ini digunakan untuk membuat pata baru melalui Google Maps.
• Google Sites: Fitur ini berguna untuk membuat tampilan halaman website.
• Google Apps Script: Pengguna dapat membuat dan mengedit kode-kode script dengan menggunakan fitur ini.
• Dan lain-lain.

Tentu masih banyak lagi fitur-fitur yang dapat diakses di Google Drive. Pada dasarnya, fitur-fitur yang disebutkan merupakan bagian dari platform mandiri milik Google. Hanya saja, fitur-fitur tersebut telah dihubungkan dalam penggunaannya di Google Drive. Sehingga, ini membantu pengguna Google Drive untuk mengelola file-file yang diuploadnya seleluasa mungkin dan semudah mungkin.

5. Share Link File Google Drive

Sebagaimana yang telah disinggung, pengguna dapat menyetel visibilitas file atau folder yang telah diunggah. Setelan “Restricted” (terbatasi) berarti file tersebut hanya dapat diakses oleh pengguna sendiri. Atau sebaliknya, pengguna dapat membagikan link untuk dapat diakses oleh siapapun yang memiliki link tersebut. 

Cara Upload File di Google Drive

Pengguna dapat mengupload jenis-jenis file yang diinginkan di Google Drive. File-file yang telah diupload dapat dikelompokkan berdasarkan folder-folder tertentu. Ini membantu pengguna untuk menemukan kategori file dari nama folder yang dibuat. Berikut cara mudah melakukan upload file atau folder di Google Drive:

A. Upload File atau Folder di Google Drive

1. Buka akun Google Drive.

2. Klik “New”.

3. Pilih “File upload” untuk mengupload file, atau “Folder upload” untuk mengupload folder.

4. Temukan file dan lokasi di PC, klik “Open”.

Seberapa lama proses upload file atau folder, tergantung pada besarnya ukuran dan koneksi internet yang digunakan. Pengguna hanya perlu menunggu selama beberapa waktu sampai proses upload selesai. Jika sudah berhasil diupload, file atau folder akan secara otomatis berada di halaman drive.

B. Menemukan Lokasi File atau Folder Yang Sudah Diupload

1. Buka akun Google Drive.

2. Klik menu “My Drive”.

File-file atau folder yang sudah diupload dapat ditemukan di halaman “My Drive”. Adapun file atau folder lain yang ada di halaman “Home” hanya sebatas tampilan hasil unduh sebelumnya. Pengguna tidak memiliki otoritas penuh terhadap file hasil download tersebut. Tidak ada masalah dan tidak akan berpengaruh sedikit pun pada ruang penyimpanan data di Google Drive.

Cara Mengatur Privasi File di Google Drive

Yang dimaksud privasi di sini adalah bagaimana file tersebut dapat diakses oleh orang lain atau hanya pengguna sendiri saja. Dengan mengatur privasinya, pengguna dapat menentukan mana file atau folder yang hanya dapat diakses oleh dirinya sendiri. Dan mana file dan folder yang dapat diakses oleh publik. Jika dilihat kembali, setelan privasi file dan folder di Google Drive terbagi menjadi 2 macam:

A. Restricted

Restricted (dibatasi) adalah setelan privasi di Google Drive untuk pengguna sendiri. Ini artinya, siapa saja tidak medapatkan izin untuk mengakses file atau folder, kecuali pengguna sendiri. Apabila orang lain memiliki link file atau foldernya, ia ditutun untuk meminta izin pada pengguna untuk mengaksesnya. Permintaan izin itu dilakukan dengan mengirimkan pesan permintaan izin, lihat gambar di bawah:

B. Anyone with the Link

Anyone with the link adalah setelah untuk siapapun yang memiliki link. Ini artinya, setiap orang yang memiliki link dapat mengakses file atau folder tersebut. Ini adalah opsi yang perlu disetel apabila pengguna ingin membagikan akses file atau foldernya. Pada bagian ini, pengguna diberikan 3 pilihan:

• Viewer: Orang yang memiliki link hanya dapat melihat file. Mereka tidak diberi akses untuk berkomentar dan mengedit file asli. File tersebut hanya dapat diedit setelah diunduh ke PCnya.
• Commenter: Orang yang memiliki link hanya dapat memberikan komentar pada file. Mereka tidak diberi akses untuk mengedit file asli, kecuali file sudah didownload.
• Editor: Orang yang memiliki link dapat membuka, berkomentar, dan mengedit file.

Apabila setelan-setelan privasi dan visibilitas ini sudah dipahami, pengguna dapat langsung menyetelnya. Pengguna dapat menentukan mana file dan folder untuk visibiltas publik dan mana yang harus diprivasi untuk dirinya sendiri. Berikut cara menyetel privasi dan visibilitas file di Google Drive:

1. Buka akun Google Drive.

2. Klik file atau folder yang ditentukan.

3. Klik icon tiga titik horizontal - “Share” - "Share".

4. Pilih “Restricted” untuk akses personal privasi – klik “Done”.

Catatan:
Lihat kolom opsi “Add people, groups, and calender events”, pengguna dapat memasukkan alamat email orang lain untuk mengizinkan akses file atau foldernya.

5. Pilh “Anyone with the link” untuk akses publik – klik “Done”.

Cara Share Link File di Google Drive 

Pengguna dapat share link file dan link folder yang telah ia upload di akun Google Drive untuk publik. Tetapi, perlu dipastikan dulu bahwa ia sudah mengatur visibilitasnya untuk publik. Silahkan pahami betul penjelasan di atas dan tutorial langkahnya. Berikut cara share link file di Google Drive yang perlu dilakukan:

1. Buka akun Google Drive.

2. Pilih file atau folder yang telah ditentukan.

3. Klik icon tiga titik horizontal - “Share” - "Copy link".

Mengapa Tidak Ada Tombol Download File Google Drive?

Ada beberapa tambahan penjelasan yang perlu dimergerti. Ini menjawab mengenai pertanyaan, “mengapa saya tidak menemukan tombol download file Google Drive setelah link dicopy?”. Kasus yang dimaksud mungkin seperti gambar screenshot di bawah ini:

Saat mengcopy link file Google Drive, beberapa file tidak ditemukan tombol download. Biasanya, file-file tersebut berupa file dokumen dari Microsoft Words, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Points. Google Drive sengaja mengarahkan ketiga file tersebut di masing-masing fitur Google Docs, Google Sheets, dan Google Slide. Link ketiga dokumen yang dimaksud biasanya berbentuk seperti berikut:

File Microsoft Words:

https://docs.google.com/document/d/1D6lawQ_qJAtYxfMdcSFrVVSjHmjc2XU0/edit

File Microsoft Excel:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/15IyXpdvsIFgyM9T7GAYtFGAt1W6mIgDY/edit

File Microsoft Power Points:

https://docs.google.com/presentation/d/1uAUYeaw1InfGc38IukieblLyhHhUELOJ/edit

Untuk menampilkan tombol download, pengguna perlu mengubah link di atas. Coba ganti kode-kode warna merah menjadi kode “file” berwarna biru, sehingga menjadi seperti berikut:

File Microsoft Words:

https://docs.google.com/file/d/1D6lawQ_qJAtYxfMdcSFrVVSjHmjc2XU0/edit

File Microsoft Excel:

https://docs.google.com/file/d/15IyXpdvsIFgyM9T7GAYtFGAt1W6mIgDY/edit

File Microsoft Power Points:

https://docs.google.com/file/d/1uAUYeaw1InfGc38IukieblLyhHhUELOJ/edit

Jika sudah diganti, maka link akan menampilkan tombol download seperti halaman berikut: