Unsur Penyusunan Proposal Kegiatan Yang Perlu Diperhatikan
Unsur Penyusunan Proposal Kegiatan – Bergerak dalam sebuah organisasi, tentu saja ada banyak perencanaan agenda kegiatan tertentu. Agenda kegiatan tersebut didasarkan pada Aggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) yang telah ditetapkan sebelumnya. AD ART sendiri menjadi pedoman dalam sebuah organisasi pada setiap agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.
Membuat suatu kegiatan dalam sebuah organisasi pasti membutuhkan perencanaan matang. Ini bertujuan agar kegiatan yang akan diselenggarakan dapat berjalan lancar sebagaimana yang diinginkan. Jadi, perencanaan kegiatan tersebut selayaknya dimatangkan jauh-jauh hari sebelum hari pelaksanaan kegiatan.
Salah satu hal penting untuk mendukung terselenggarakannya kegiatan tersebut adalah anggaran pembiayaan. Panitia kegiatan harus pandai-pandai dalam mengelolah dan menyusun setiap anggaran pembiayaan, baik anggaran pemasukan maupun anggaran pembelanjaan. Pada tahap ini, panitia penyelenggara perlu membuat dan menyusun sebuah proposal kegiatan.
Apa itu Proposal Kegiatan?
Proposal kegiatan adalah rencana progam kerja yang disusun secara formal, mendetail, dan jelas dalam bentuk sebuah dokumen. Dokumen inilah yang kemudian ditujukan secara khusus kepada pihak-pihak atau instansi-instansi tertentu. Pengajuan proposal kegiatan tersebut bertujuan agar mendapatkan dukungan dalam menyelenggarakan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Pengajuan proposal kegiatan merupakan prosedur yang harus dilewati dalam sistem keorganisasian. Di antaranya meliputi OSIS, Dewan Ambalan Pramuka, Karang Taruna, PMII, IPNU-IPPNU, dan organisasi-organisasi tingkat lanjut lainnya. Proposal kegiatan ini direncanakan, disusun, dan dibuat oleh panitia penyelenggara yang baru saja dibentuk.
Apa Tujuan Pengajuan Proposal Kegiatan?
Pada dasarnya, pengajuan proposal kegiatan bertujuan agar instansi yang menerima memberikan dukungan atas kegiatan yang hendak dilaksanakan. Sehingga, panitia penyelenggara harus menjelaskan secara detail mengenai agenda kegiatan yang telah disusun dalam proposal tersebut. Adapun bentuk dukungan yang diharapkan dalam pengajuan proposal adalah:
1. Mendapatkan Dukungan Sponsor Kegiatan
Pengajuan proposal kegiatan pada dasarnya bertujuan untuk memohon dukungan sponsor. Sedangkan yang dimaksud sponsor di sini adalah dukungan berupa pendanaan. Dukungan pendanaan tersebut akan sangat membantu panitia untuk menambal kekurangan pembiayaan dalam kegiatan. Dalam bahasa agak kasar, tujuan pengajuan proposal kegiatan adalah untuk memohon dukungan dana.
2. Mendapatkan Dukungan Izin Pelasanaan Kegiatan
Pengajuan proposal kegiatan juga bertujuan untuk memohon izin dalam melaksanakan kegiatan. Terlebih, penerima proposal masih memiliki hubungan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Misalnya, pengurus OSIS mengajukan proposal pada pihak sekolah, pengurus Karang Taruna pada pihak desa, dan sebagainya. Dukungan izin dapat berupa memohon izin waktu, izin menggunakan tempat, izin menggunakan sarana, memohon izin keikutsertaan anggota instansi, dan sebagainya.
Unsur-Unsur Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan Proposal Kegiatan
Sebuah proposal kegiatan harus disusun dengan memaparkan informasi yang jelas terkait kegiatan. Tujuannya agar penerima proposal memahami agenda-agenda kegiatan yang telah disusun secara rinci. Dengan demikian, peluang proposal dapat disetujui lebih besar, sehingga dukungan pun didapatkan. Untuk itulah, ada unsur-unsur penting yang perlu diperhatikan dalam penyusunan proposal kegiatan.
1. Judul Proposal
Judul proposal kegiatan dapat diletakkan di cover proposal dan ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Dengan hanya membaca judulnya, penerima proposal sudah dapat mengetahui garis besar dalam isi proposal. Selain itu, informasi penting yang ditulis di halaman cover antara lain nama organisasi yang mengajukan proposal, logo organisasi, tahun, dan alamat.
2. Kata Pengantar
Kata pengantar merupakan pendahuluan awal sebelum memasuki isi proposal. Dalam teknis penulisannya, kata pengantar berisi kalimat-kalimat yang disusun secara struktur oleh penyusun proposal. Kalimat dalam kata pengantar dapat disusun seperti berikut:
- Pendahuluan: Diawali dengan salam, kemudian pujian kepada Allah SWT dan sholawat kepada Rasul-Nya.
- Isi: Menjelaskan garis besar mengenai isi proposal, seperti kegiatan yang dilaksanakan dan tujuan pengajuan.
- Penutup: Ucapan terima kasih pada setiap pihak yang turut berpartisipasi untuk mendukung dan diakhiri salam.
3. Daftar Isi
Daftar isi adalah rangkaian navigasi untuk menuntun pembaca agar dapat menemukan topik yang ia cari. Daftar isi ditulis dengan judul setiap topik dan menyertakan nomor halaman. Dengan ini, daftar isi membantu penerima proposal untuk menemukan halaman tertentu dengan lebih mudah.
4. Latar Belakang
Latar belakang menunjukkan rangkaian paragraf yang melatarbelakangi penyusun proposal untuk mengadakan kegiatan. Halaman latar belakang dapat disusun dengan menjelaskan manfaat penting kegiatan yang akan diadakan. Dengan demikian, penerima proposal dapat memahami betul bahwa kegiatan yang akan diadakan sangat penting untuk dilaksanakan. Dengan mempertimbangkannya, penerima proposal dapat terdorong untuk mendukung kegiatan tersebut.
5. Tujuan
Penyusun perlu menginformasikan pada pihak penerima proposal mengenai tujuan yang ingin disampaikan. Pertama, tujuan mengadakan kegiatan, yakni menjelaskan manfaat kegiataan bagi publik. Kedua, tujuan mengajukan proposal, yakni memohon dukungan sponsor (dana) dan izin.
6. Nama Kegiatan
Dalam topik ini, nama kegiatan perlu disampaikan pada pihak penerima proposal. Mereka dapat mengetahui nama kegiatan yang hendak diselenggarakan oleh panitia. Misalnya, kegiatan peringatan Hari Raya Kemerdekaan RI, kegiatan MPLS, kegiatan perlombaan Bulan Agustus, dan lainnya.
7. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Hal terpenting dalam penyusunan proposal selanjutnya adalah menginformasikan mengenai waktu dan tempat kegiatan. Penerima proposal dapat mengetahui secara rinci kapan kegiatan diadakan dan di mana kegiatan itu diadakan. Dengan ini, informasi waktu dan tempat dapat dipahami dengan jelas.
8. Dasar Kegiatan
Dasar kegiatan merupakan tolak utama yang menjadi acuan diadakannya kegiatan tersebut. Acuan dalam mengadakan kegiatan biasanya didasarkan pada AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga). Selain itu, dasar kegiatan dapat mengacu pada rekapitulasi agenda-agenda kegiatan dalam setahun dan hasil keputusan rapat yang sudah dilaksanakan.
9. Penyelenggara Kegiatan
Penyelenggara kegiatan berbeda dengan panitia kegiatan dalam hal ini. Penyelenggara adalah pihak organisasi yang mengadakan kegiatan, sedangkan panitia adalah pihak yang melaksanakan. Panitia sendiri terbentuk dari pihak atau anggota dalam organisasi. Misalnya, kegiatan PHBI di sekolah, maka OSIS yang menyelenggarakan kegiatan tersebut.
10. Peserta Kegiatan
Dalam penyusunan proposal kegiatan, tentu perlu menyertakan informasi mengenai peserta yang mengikutinya. Penerima proposal dapat mengetahui siapa saja peserta yang mengikuti kegiatan tersebut. Selain itu, peserta merupakan objek atau sasaran atas tujuan kegiatan secara umum.
11. Struktur Kepanitiaan
Sebagaimana yang telah dijelaskan, panitia dibentuk oleh organisasi yang menyelanggarakan kegiatan. Dalam hal ini, struktur kepanitiaan perlu untuk dipaparkan dalam penyusunan proposal kegiatan. Ini dapat memberikan informasi siapa yang bertanggung jawab dan siapa pelaksana kegiatan tersebut.
12. Susunan Acara Kegiatan
Susunan acara kegiatan berisi rincian jadwal dan agenda dalam setiap kegiatan. Susunan acara meliputi hari dan tanggal, agenda, pengisi acara, dan tempat. Dalam sebagaian kegiatan tertentu, sebaiknya disertakan alokasi rincian waktunya, dimuali pukul berapa sampai pukul berapa.
13. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Rencana Aggaran Biaya (RAB) adalah topik terpenting dalam penyusunan proposal kegiatan. Ini adalah bagian yang menjadi pusat perhatian penerima proposal. Untuk itulah, penyusun hendaknya memaparkan secara rinci anggaran pembiayaan, baik anggaran pemasukan maupun pengeluaran. Pasalnya, tujuan utama pengajuan proposal kegiatan adalah memohon dukungan dana.
14. Penutup
Penutup adalah topik terakhir dalam penyusunan proposal kegiatan. Topik ini ditutup dengan harapan besar dapat menerima dukungan atas diadakannya kegiatan. Juga, ucapan terima kasih pada setiap pihak yang turut mendukung, berpartisipasi, dan membantu.
Contoh-Contoh Penyusunan Proposal Kegiatan
Demikian di atas adalah unsur-unsur dalam penyusunan proposal kegiatan pada umumnya. Intinya, proposal kegiatan harus disusun dengan memaparkan informasi secara rinci dan detail terkait kegiatan. Bisa saja ada tambahan topik selain unsur-unsur yang sudah dijelaskan, atau bahkan sebaliknya. Adapun contoh-contoh penyusunan proposal kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut:
| Proposal | Format |
|---|---|
| Proposal MPLS | .doc |
| Proposal Tahun Baru Hijriyah | .doc |
| Proposal Isra' Mi'raj Nabi SAW | .doc |
| Proposal Maulid Nabi SAW | .doc |
| Proposal Perlombaan HUT RI | .doc |
