Aturan Penulisan Nomor Surat Resmi Yang Benar
Penulisan Nomor Surat Resmi – Dalam sebuah lembaga, surat digunakan sebagai media memberi informasi terhadap pihak tertentu secara resmi. Media pemberian informasi melalui sebuah surat mengindetifikasi bahwa informasi tersebut bersifat formal, resmi, dan profesional. Ini berlaku tidak hanya pada lembaga sekolah saja, tetapi juga organisasi, lembaga agama, lembaga masyarakat, instansi tertentu, dan lainnya.
Dalam penerbitan informasinya, pihak tertentu bisa saja menginformasikan suatu hal melalui pesan teks di whatsapp, telegram, email, dan lainnya. Sayangnya, informasi semacam itu biasanya tidak dianggap resmi dan formal. Sehingga, memungkinkan isi dalam informasi pesan tidak dianggap resmi atau bahkan diabaikan. Dari sini tentu sudah jelas bahwa fungsi sebuah surat menunjukkan keresmian dan keformalannya.
Salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat resmi adalah penulisan nomor surat. Nomor surat sendiri bisa ditemui di area kiri atas atau tengah atas surat dengan bertuliskan “no” atau “nomor”. Pasalnya, banyak pihak tertentu masih kurang benar dalam menulis nomor surat. Ini disebabkan karena tidak mengikuti aturan dan standar penulisan nomor surat yang telah ditetapkan.
Unsur-Unsur Dalam Penulisan Nomor Surat Resmi
Nomor surat merupakan kode unik yang dicantumkan pada setiap surat resmi oleh sebuah lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Kode unik itu berfungsi sebagai bentuk identitas surat itu sendiri. Apabila diteliti dengan cermat, sebenarnya unsur-unsur dalam penulisan nomor surat resmi menunjukkan identitas surat itu tersendiri. Berikut ini unsur dan komponen yang perlu dicantumkan dalam penulisan surat resmi:
1. Kode Jenis Surat
Kode jenis surat adalah 2 digit angka yang mengindetifikasi jenis surat yang diterbikan. Ada banyak sekali jenis surat, misalnya surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat keterangan, dan lainnya. Jenis-jenis surat ini ditulis dalam sebuah kode unik pada nomor surat. Coba perhatikan jenis-jenis surat dan kodenya pada tabel di bawah ini:
| Jenis Surat | Kode Surat |
|---|---|
| Surat Keputusan (SK) | 01 |
| Surat Undangan (SU) | 02 |
| Surat Permohonan (SPm) | 03 |
| Surat Pemberitahuan (SPb) | 04 |
| Surat Peminjaman (SPp) | 05 |
| Surat Pernyataan (SPn) | 06 |
| Surat Mandat (SM) | 07 |
| Surat Tugas (ST) | 08 |
| Surat Keterangan (SKet) | 09 |
| Surat Rekomendasi (SR) | 10 |
| Surat Balasan (SB) | 11 |
| Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) | 12 |
| Sertifikat (SRT) | 13 |
| Perjanjian Kerja (PK) | 14 |
| Surat Pengantar (SPeng) | 15 |
2. Kode Nomor Urutan Surat
Kode nomor urutan surat terdiri dari 3 digit angka. Kode ini mewakili informasi mengenai urutan surat yang telah diterbitkan dalam sebuah lembaga dalam satu tahun. Misalnya, urutan surat ke-13 dapat ditulis dengan kode 013. Kode hanya ditulis dengan 3 digit angka, karena rasanya tidak mungkin sebuah lembaga menerbitkan ribuan surat dalam setahun.
3. Kode Instansi atau Lembaga Yang Menerbitkan Surat
Kode instansi atau lembaga yang menerbitkan surat dapat ditulis dengan huruf singkatan yang tersusun dari huruf besar. Kode ini berfungsi agar pembaca dapat mengidentifikasi siapa yang menerbitkan surat resmi tersebut. Misalnya, kode Madarah Aliyah Sabilur Rahmah dapat ditulis menjadi MA-SR.
4. Kode Bulan Penerbitan Surat
Kode bulan dalam penulisan nomor surat resmi biasanya ditulis dengan menggunakan angka romawi. Kode bulan ini dicantumkan setelah kode instansi atau lembaga yang menerbitkan surat. Dengan mencantumkan kode bulan, pembaca surat dapat mengidentfikasi bulan berlakunya surat yang telah diterbitkan.
5. Kode Tahun Penerbitan Surat
Berbeda dengan kode bulan, kode tahun ditulis dengan angka biasa dan bukan angka romawi. Kode tahun disisipkan pada urutan terakhir nomor surat dan sebelum kode bulan. Dengan dicantumkannya kode tahun, pembaca surat dapat mengetahui kapan tahun berlakunya surat yang diterbitkan.
Dari sini, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa nomor surat berfungsi sebagai identitas surat. Dengan adanya nomor surat, pembaca dapat mengidentifikasi identitas surat tersebut. Pembaca dapat mengetahui jenis, urutan, penerbit, bulan, dan tahun surat hanya dengan melihat nomor surat. Inilah aturan dan pedoman dalam penulisan nomor surat yang sudah menjadi standar resmi.
Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi Yang Benar
Dalam prakteknya, penulisan nomor surat resmi menjadi hal yang penting dalam penerbitan informasi di sebuah kelembagaan. Nomor surat yang ditulis dengan benar menunjukkan profesionalisme lembaga itu sendiri. Tidak seharusnya nomor surat ditulis dengan sekadarnya, apalagi ngawur. Justru itu dapat merusak citra lembaga itu sendiri.
Contoh penulisan nomor surat resmi 1:
NO : 03.015/MA-DA/VII/2024
Keterangan:
1. Kode 03 = menunjukkan jenis surat permohonan (lihat kode jenis surat di atas)
2. Kode 015 = menunjukkan urutan kelima belas surat yang telah diterbitkan
3. Kode MA-DA = menunjukkan nama lembaga yang menerbitkan, yaitu MA Darul Asma’
4. Kode VII = menunjukkan bulan surat berlaku dan diterbitkan
5. Kode 2024 = menunjukkan tahuan berlakunya surat dan diterbitkannya surat
Contoh penulisan nomor surat resmi 2:
NO : 13.003/OSIS/MA-DA/VII/2024
Keterangan
1. Kode 13 = menunjukkan jenis surat sertifikat (lihat kode jenis surat di atas)
2. Kode 003 = menunjukkan urutan ketiga surat yang telah diterbitkan
3. Kode OSIS = menunjukkan pengurus OSIS sebagai penerbit surat
4. Kode MA-DA = menunjukkan nama lembaga di mana OSIS bernaung, yaitu MA Darul Asma’
4. Kode VII = menunjukkan bulan surat berlaku dan diterbitkan
5. Kode 2024 = menunjukkan tahuan berlakunya surat dan diterbitkannya surat
Kesimpulan
Penulisan nomor surat resmi merupakan salah satu hal penting yang harus dicermati dalam menerbitkan surat resmi yang bersifat formal. Ada aturan yang menjadi standar umum dalam menulis nomor surat resmi. Penulisan nomor surat resmi tidak seharusnya dilakukan dengan mengawur. Kesalahan dalam penulisan nomor surat mungkin dapat menyebabkan profesionalisme sebuah lembaga menurun.
FAQ
Apa itu nomor surat?
Nomor surat adalah kode unik yang dicantumkan pada setiap surat resmi sebagai identitas surat yang telah diterbitkan. Nomor surat biasanya dicantumkan di bagian atas surat stelah kop surat.
Di mana letak nomor surat?
Pada umumnya, nomor surat terletak di bagian kiri atas atau tengah atas, tepatnya setelah kepala surat (kop surat).
Apa fungsi nomor surat?
Nomor surat penting karena berfungsi membantu pembaca untuk menngenali dan mengidentifikasi identitas surat resmi tersebut seperti apa, siapa, dan kapan surat tersebut diterbitkan.
Apa saja unsur-unsur dalam penulisan nomor surat resmi?
Unsur-unsur dalam nomor surat resmi di antaranya adalah jenis surat, nomor urutan surat, lembaga yang menerbitkan, bulan surat, dan tahun surat.
Bagaimana format penulisan nomor surat resmi yang benar?
Format penulisan nomor surat yang benar dan tepat biasanya mencakup kode jenis surat, kode nomor urutan surat, kode bulan, dan kode tahun, seperti 01.011/SMK-IN/VII/2024.
Mengapa penulisan nomor surat resmi sangat penting?
Menulis nomor surat sangat penting untuk diperhatikan, karena kesalahan dalam penulisan nomor surat dapat berakibat menurunnya citra baik sebuah lembaga atau instansi.
