Unsur-Unsur Dalam Penulisan Surat Resmi Yang Perlu Diperhatikan

Unsur-Unsur Dalam Penulisan Surat Resmi - Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara resmi dan formal dengan tujuan yang jelas. Surat resmi umumnya digunakan dalam instansi tertentu, seperti lembaga sekolah, yayasan, badan kepemerintahan, perusahaan, dan organisasi.

Menyampaikan sebuah informasi melalui surat resmi sangatlah penting. Ini menunjukkan profesionalisme kinerja dan menjaga berjalannya komunikasi baik antara pihak-pihak yang terlibat. Surat resmi adalah standar baku dalam penyampaikan informasi tersebut kepada pihak yang telah ditentukan. Jadi, menyampaikan informasi yang resmi dan formal tidak boleh dilakukan sembarangan.

Apabila informasi bersifat formal disampaikan dengan sembarangan, ini dapat merusak martabat pihak sumber pemberi informasi. Yang lebih ironis, pihak penerima informasi mungkin merasa tidak dihargai. Dengan demikian, informasi tersebut mungkin akan dianggap sebagai sebuah kekonyolan dan diabaikan begitu saja.

Inilah Unsur-Unsur Dalam Penulisan Surat Resmi

Bertolak dari sini, ketika hendak membuat surat resmi, ada aturan yang perlu diperhatikan. Aturan tersebut dengan menerapkan unsur-unsur dan menyusunnya secara rapi. Unsur-unsur tersebut merupakan standar diberlakukannya surat resmi dan ini sangat penting. Peletakan setiap unsur dalam surat resmi pun harus tertata dengan baik dan rapi. Dan bahasa yang digunakan dalam surat ini adalah bahasa baku dan sopan.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat atau Kop Surat terletak di bagian paling atas dalam surat resmi. Kepala surat sendiri berisi tentang identitas pengirim surat. Sehingga, penerima surat dapat langsung mengetahui siapa pemberi surat hanya dengan melihat dan membaca kepala surat. Berikut beberapa aturan yang harus dicantumkan di dalam kepala surat.

• Nama instansi pengirim surat: Nama instansi pengirim diletakkan di bagian paling atas kepala surat, misalnya lembaga sekolah atau oganisasi tertentu. Apabila instansi pengirim surat berada di bawah naungan lembaga atau yayasan tertentu, maka lembaga itu perlu dicantumkan di atas atau di bawah instansi pengirim.
• Alamat instansi pengirim surat: Alamat ini difungsikan agar penerima surat mengetahui tempat dan keberadaan pengirim instansi. Biasanya, alamat yang dicantumkan adalah nomor alamat, jalan, desa, kecamatan, kabupaten, provinsi, dan kode pos.
• Kontak instansi pengirim surat: Kontak dapat berisi email dan nomor HP. Sayangnya, ini lebih berlaku pada instansi atau lembaga besar. Adapun organisasi kecil, seperti OSIS, Dewan Ambalan Pramuka, Karangtaruna, dan sebagainya, maka kontak bersifat opsional bahkan tidak diperlukan.
• Logo instansi pengirim surat: Logo instansi pengirim dapat diletakkan di bagian paling kiri kepala surat pada umumnya.

Berikut beberapa contoh penulisan kepala surat resmi atau kop surat resmi:

YAYASAN BINA TUNGGAL IKA
SMKS BINA JAYA
Terakreditasi A
Kemayoran Malang Jawa Timur
NSPN : 12345678 NDS: 1234567890 NSS: 123456789
Sekretariat: Jl. Margo Jaya No. 05 (62252) Telp. 081999999000 Email: smabinajaya@gmail.com

Catatan:
Pengirim surat dari SMKS BINA JAYA. Logo SMKS diletakkan di bagian kiri kepala surat.

PENGURUS ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
MA BINA’UL ABNA’
Desa Kemayoran Tuban Jawa Timur
Masa Bakti 2022 – 2025

Catatan:
Pengirim Surat dari Pengurus Organisasi Karangtaruna. Logo OSIS diletakkan di bagian kanan kepala surat, sedangkan logo MA diletakkan di bagian kiri kepala surat. Ini menunjukkan posisi MA lebih tinggi daripada posisi OSIS.

2. Nomor Surat Resmi

Nomor surat resmi adalah rangkaian kode unik yang disusun berdasarkan jenis surat, nomor urutan surat, pengirim, dan waktu. Nomor surat resmi diletakkan di bagian paling atas kiri yang berada tepat di bawah kepala surat. Susunan penulisan nomor surat sudah saya bahas dalam aturan penulisan nomor surat resmi.

No: 04.024/MA-BA/VII/2024 (lihat link untuk detail penjelasan).

3. Lampiran

Lampiran yang dimaksud di sini adalah berkas atau dokumen pendukung yang dilampirkan di dalam surat resmi. Dokumen pendukung ini bertujuan untuk memberitahu pada pihak penerima mengenai infomasi detail terkait isi surat resmi tersebut. Misalnya pada surat permohonan pemateri, dokumen yang dapat dilampirkan adalah jadwal dan susunan acara. Apabila tidak ada yang perlu dilampirkan, lampiran boleh tidak dicantumkan. Atau lampiran tetap dapat dicantumkan dengan tanpa strip (-) yang menunjukkan tidak ada lampiran.

Lampiran: 3 lembar (jika ada 3 lembar dokumen yang dilampirkan)

Lampiran: - (jika tidak ada dokumen yang dilampirkan atau boleh tidak ditulis)

4. Perihal

Perihal adalah status keadaan atau hal yang menjadi tema dalam surat resmi. Lebih simpelnya, perihal adalah hal yang disampaikan dalam isi surat resmi tersebut. Ini harus sesuai dengan jenis surat yang akan diahas di bawah. Misalnya, jenis suratnya adalah surat pemberitahuan, maka boleh ditulis pemberitahuan.

Perihal: Permohonan (hal yang disampaikan dalam surat resmi adalah permohonan)

Perihal: Pemberitahuan (hal yang disampaikan dalam surat resmi adalah pemberitahuan).

Contoh susunan penulisan unsur surat resmi ke-2 sampai ke-4:

No: 03.009/MA-BA/VII/2024
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Permohonan

5. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat menunjukkan di mana dan kapan surat resmi tersebut dibuat. Penulisan tempat dan tanggal surat resmi dapat diletakkan di bagian kanan atas sejajar dengan nomor surat. Atau dapat juga diletakkan di bagian kanan bawah sebelum tanda tangan. Sedangkan mengenai tempat penulisan surat ditulis sesuai nama kota pada umumnya, meskipun ada sebagian instansi yang menulis dengan nama kecamatan.

Surabaya, 7 Juli 2024 atau Wonocolo, 7 Juli 2024.

Catatan:
Umumnya penulisan tempat dengan menggunakan nama kota. Tetapi, sebagian instansi menggunakan nama kecamatan atau kelurahan, seperti kata “Wonocolo” di atas yang merupakan salah satu kecamatan di Surabaya.

6. Salam Perhormatan Pada Penerima Surat

Dalam penulisan surat resmi, pastutlah bagi pengirim untuk memberikan penghormatan pada penerima surat. Ini dicerminkan pada salam penghormatan pada penerima surat. Biasanya, salam penghormatan ini ditulis dengan istilah “Yang Terhormat” (YTH), disusul nama dan alamat penerima surat.

Apabila nama penerima surat ditujukan pada sebuah lembaga, hendaklah menulisnya dengan awalan “kepala”, “ketua”, “pimpinan”, “direktur” atau “komandan”. Sedangkan alamat penerima surat dapat disesuaikan dengan alamatnya, atau dapat pula ditulis dengan kata “di tempat”. Berikut contoh penulisan salam penghormatan pada penerima surat:

Kepada YTH
Kepala SMA Bumi Mekar
Di Sugihwaras Kalitengah Lamongan

Kepada YTH
Komanda Koramil Dukun Gresik
Di Tempat.

7. Isi Surat Resmi

Pada bagian ini, pengirim surat sudah sampai pada penulisan isi surat resmi. Hendaknya isi surat resmi ditulis dengan bahasa yang sopan, baik, dan menjelaskan tujuan penulisan surat. Pasalnya, isi surat adalah bagian terpenting dalam penulisan surat resmi. Informasi mengenai tujuan mengirim surat ada di dalam isi surat, sehingga narasi yang ditulis harus dijelaskan secara jelas. Selanjutnya, isi surat dapat dibagi menjadi 3 bagian:

• Pembukaan: pembukaan biasanya diawali dengan salam, sapaan, pujian kepada Allah SWT dan sholawat Nabi SAW (bagi sesama muslim), dan latar belakang singkat.
• Isi: Pada bagian ini, pengirim surat harus menjelaskan mengenai tujuan pengiriman surat, misalnya narasi pemberitahuan, keputusan, permohonan, dan lainnya. Selain itu, perlu juga disampikan hal-hal yang berhubungan dengan tujuan, seperti waktu, tempat, acara, dan sebagainya. Isi surat harus sesuai dengan jenis surat dan perihal surat yang sudah ditentukan.
• Penutup: penutup ditulis dengan harapan besar dan ucapan terima kasih kepada penerima surat, lalu diakhiri salam atau sapaan.

8. Tanda Tangan

Tanda tangan mencantumkan nama pihak dan jabatannya yang bertanggung jawab atas pengiriman surat tersebut. Dan perlu dicatat mengenai posisi tanda tangan yang benar dalam penulisan surat resmi. Jabatan lebih tinggi diletakkan pada posisi kiri, sedangkan jabatan lebih rendah diletakkan pada posisi kanan surat.

Jenis-Jenis dan Contoh Surat Resmi

Surat resmi digolongkan ke dalam beberapa jenis surat. Setiap jenis surat resmi memiliki kode tersendiri dan kode tersebut digunakan dalam penulisan nomor surat resmi. Jenis-jenis surat dan kodenya ini ditentukan sesuai standar agar penulisan surat dapat dilakukan sesuai struktur yang sistematis dan standar yang telah ditetapkan. Dengan demikian, penerima dapat membaca dan memahami informasi surat dengan mudah.

Jenis Surat	Kode Surat
Surat Keputusan (SK)	01
Surat Undangan (SU)	02
Surat Permohonan (SPm)	03
Surat Pemberitahuan (SPb)	04
Surat Peminjaman (SPp)	05
Surat Pernyataan (SPn)	06
Surat Mandat (SM)	07
Surat Tugas (ST)	08
Surat Keterangan (SKet)	09
Surat Rekomendasi (SR)	10
Surat Balasan (SB)	11
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)	12
Sertifikat (SRT)	13
Perjanjian Kerja (PK)	14
Surat Pengantar (SPeng)	15

Kesimpulan: Unsur-Unsur Dalam Penulisan Surat Resmi

Ada aturan-aturan dalam penulisan surat resmi yang tidak boleh diabaikan, itu penting untuk diperhatikan. Dengan menjalankan aturan dan menyusun unsur-unsurnya dengan baik, surat tersebut dapat dinilai sebagai surat resmi dan formal. Karena sifat resmi dan formalnya, isi surat menjadi poin penting yang diperhatikan serta dijalankan oleh penerimanya. Dari sinilah, penulisan surat resm harus mengikuti aturan yang telah menjadi standar formal.

FAQ

Apa itu surat resmi?

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat resmi dan formal dengan tujuan yang jelas dan tertentu.

Surat resmi digunakan untuk apa?

Biasanya, surat resmi digunakan dalam instansi atau lembaga tertentu sebagai penyampaian informasi bersifat formal, seperti sekolah, yayasan, organisasi, badan kepemerintahan, dan lainnya.

Apa tujuan dan manfaat membuat surat resmi?

Surat resmi berperan penting dalam komunikasi secara formal antara beberapa pihak tertentu. Penyampaian informasi yang jelas dan formal dapat meningkatkan komunikasi tetap aktif dan hubungan terjalin erat.

Bagaimana cara membuat surat resmi?

Surat resmi dapat dibuat dengan menjalankan aturan yang menjadi standar tetap. Aturan tersebut memuat unsur-unsur yang harus disusun dengan benar, baik, dan rapi.

Apa saja unsur-unsur dalam penulisan surat resmi?

Di antara unsur-unsur yang perlu disusun dalam membuat surat resmi antara lain: kepala surat, nomor surat, lampiran, perihal, tanggal surat, salam penghormatan, isi, dan tanda tangan.